POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES DE TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS informa la política aplicable a todos los titulares de información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento en calidad de responsable, así como para los encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros, quienes deben observar y respetar esta política en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.
Cualquier incumplimiento de las obligaciones y de las políticas contenidas en este documento debe ser reportado a gerencia@isyscol.com o por escrito y de manera presencial en las oficinas de TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS
1. DATOS DE IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón Social: Tecnologías Isyscol SAS
Nit: 900698050-9
Email: gerencia@isyscol.com
Sitio web: www.isyscol.com
PBX: +57-3156744446
Dirección: Avenida 3 AN 23 CN 52 of 303 Cali, Valle del cauca
2. MARCO LEGAL
Ley 1581 del 17 de Octubre 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
Decreto Reglamentario 1377 del 27 de Junio de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”
Decreto 886 de 2014
Circular Externa No. 2 del 03 de Noviembre de 2015
3. DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular.
Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Tratamiento: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los mismos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.
Información pública: Es toda información que el responsable y/o encargado del tratamiento, genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.
Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en la ley.
Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos.
Documento de Archivo: Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Datos abiertos: Son todos aquello datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.
4. PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:
PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: El tratamiento de datos personales estará sujeto a la aplicación de las disposiciones legales vigentes que rijan dicho proceso y demás derechos fundamentales conexos.
PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas y cada una de las personas que intervienen en el Tratamiento de datos personales, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente el carácter confidencial de dichos datos; así mismo se comprometen a no revelar a terceros la información, o parte de ella, recopilada dentro del ejercicio de sus funciones.
5. FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES RECOLECTADOS
La finalidad con la que se efectúa la recolección de datos personales y tratamiento de los mismos por parte de TECNOLOGIAS ISYSCOL S.A.S son propios del desarrollo del objeto social y comprende solicitar datos personales para:
a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos
d) Evaluar la calidad del servicio
e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo
f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS.
g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
h) Registrar la información de empleados y/o socios (activos e inactivos).
Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que:
a) Exista autorización expresa para hacerlo.
b) Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados.
c) Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos.
d) Sea requerido o permitido por la ley.
TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información, cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a TECNOLOGÍAS ISYSCOL SAS. Este derecho se podrá ejercer también, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a TECNOLOGÍAS ISYSCOL SAS para el tratamiento de sus datos personales.
c) Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales, previa solicitud elevada a través de los canales de servicio.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de uno a más datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento
7. DEBERES DE TECNOLOGÍAS ISYSCOL SAS
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
o) TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
8. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
TECNOLOGÍAS ISYSCOL SAS realizará el registro de las bases de datos que posea la compañía ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), el cual será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional.
9. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS en los términos dispuestos en la Ley generará un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página http://www.isyscol.com y del correo electrónico gerencia@isyscol.com.
Medio y manifestaciones para otorgar la autorización: La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
10. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN
La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
a) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
11. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se dará por no presentada.
I. CONSULTAS:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará a través del correo gerencia@isyscol.com o por escrito y de manera presencial en las oficinas de TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS con la siguiente información:
a) El nombre y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
b) Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.
c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
d) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
II. RECLAMOS
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS por correo electrónico gerencia@isyscol.com o por escrito y de manera presencial en las Oficinas de TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
b) Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
III. ACTUALIZACIÓN y RECTIFICACIÓN DE DATOS
TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo electrónico gerencia@isyscol.com o por escrito y de manera presencial en las oficinas de TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS, indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.
IV. SUPRESIÓN DE DATOS.
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS la supresión (eliminación) de algunos o todos sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a) La solicitud de supresión de la información no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
V. QUEJA
El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS, de acuerdo al procedimiento anteriormente mencionado.
12. AVISO DE PRIVACIDAD
Sus datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados de manera directa para las siguientes finalidades relacionadas con el objeto social y propósitos de TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS:
a) Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros servicios y demás actividades propias de TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS como empresa prestadora de servicios,
b) Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados con los ofrecidos por la Empresa.
c) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, y empleados.
d) Informar sobre cambios de los servicios de la Empresa.
e) Evaluar la calidad del servicio.
Se le informa a los titulares de información que pueden consultar la política para el tratamiento de datos personales recogida, así como los procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos, a través de la página web de TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS http://www.isyscol.com
13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS solicita los datos necesarios para la vinculación de funcionarios, para la prestación de servicios e interacción con sus clientes, para la contratación de servicios, así como aquellos requeridos por el gobierno para el proceso de facturación y pago. En algunos casos, puede solicitar información adicional y sensible la cual es de libre y voluntaria entrega por parte del titular del dato.
Una vez obtenidos los datos, TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS está comprometido en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa. Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad. El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores. Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley
14. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA PRESENTE POLÍTICA
TECNOLOGIAS ISYSCOL SAS se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales, todo dentro del marco legal. Cualquier cambio será publicado en la página http://www.isyscol.com
CONTACTO
Celular: (57) 315 6744446
gerencia@isyscol.com
comercial@isyscol.com
Herramientas
Contácto
Líneas de Atención:
+57 318 629 85 98
Whatsapp: +573165381990 / +13056868620
E-mail: comercial@isyscol.com
Tickets de servicio y soporte